Das ECS im Detail ( Erklärung in allen Einzelheiten )

Das Export Control System ( ECS ) ist neu und kompliziert. Deshalb möchte Maco Sie über alle Fazetten des Systems informieren. Nur so können Sie die richtige Entscheidung treffen wie Sie sich der Herausforderung ECS stellen.

1. Ziel des Export Control System

2. Alle Meldungen nur noch elektronisch

3. Ein Europäisches System

4. Der Zoll stellt das System zur Verfügung

5. Drei Meldungen sind bei ECS erforderlich

6. Der Exporteur trägt das Risiko.

7. Es kann viel schiefgehen

8. Welche Möglichkeiten gibt es die Herausforderung zu bewältigen?

9. Was kann Maco Zollservice Ihnen bieten.

1. Ziel des Export Control System

Das Export Control System hat als Ziel den Export Warenfluß in ganz Europa zu kontrollieren. Seit den Anschlägen auf das ‚World Trade Center‘ am 9. September 2001 in New York, ist die Sicherheit im Internationalem Verkehr ein wichtiges Thema. Zuerst wurden Maßnahmen ergriffen um den Personenverkehr sicherer zu machen. Seitdem werden alle Passagiere gescannt und man darf z.B. keine Flüssigkeiten mehr mit an Bord eines Flugzeugs nehmen.

Jetzt soll auch der Internationale Warenfluß sicherer werden. Zuerst will man den Export Warenfluß unter Kontrolle bringen mit dem ECS-System. In einigen Jahren müssen Import und Export Waren durch eine zusätzliche Voranmeldung dem Zoll angezeigt werden. Diese nennt man ‚pre-arrival und pre-departure‘ Information. Eine Sendung soll dann 2 Stunden vor Verladung der Ware ( im Luftverkehr ) und 24 Stunden vor Beladung im Seeverkehr bereits bei der ersten EU-Eingangszollstelle gemeldet werden. Der Zoll wird diese Voranmeldung prüfen und kann unter Umständen ( bei Risikowaren ) eine Mitteilung "no load" aussprechen, d.h. die Ware kann nicht an Bord bzw. aufs Seeschiff verladen werden bis nähere Informationen über die Ware vorliegen. Das ECS ist ein Vorläufer dieser zukünftigen Entwicklungen. Die Frage ist gerechtfertigt ob mit diesen Maßnahmen der internationale Terrorismus effektiv bekämpft werden kann.

Aber das ECS ist nicht zur Terrorismus Bekämpfung vorgesehen, sondern auch um die steuerfreien Ausfuhrlieferungen besser zu kontrollieren. Bei einer Exportsendung wird dem Käufer keine Mehrwertsteuer berrechnet. Es ist also wichtig das eine Sendung auch wirklich die EU verläßt, sonst wird MwSt. hinterzogen!  Zahlen der Europäischen Kommission besagen dass Europaweit bis zu €100.000.000.000 (einhundert Milliarden!) an MwSt. beim Export unterschlagen werden. Wenn es also mit ECS gelingt die Höhe der Steuerhinterziehung zu verringern, ist das in Hinblick auf den vorher genannten Betrag, schon ein Erfolg.     

2. Alle Meldungen nur noch elektronisch.

Das Export Control System ist 100% elektronisch. Aus diesem Grund müssen ab 1.Juli 2009 alle Ausfuhranmeldungen in den EU-Mitgliedstaten elektronisch erstellt werden. Bei deutschen Exporteuren gibt es hier noch einen großen Nachholbedarf. Im April 2009 wurden erst 15% aller Ausfuhrerklärungen elektronisch beim Zoll eingereicht. In den Niederlanden dagegen werden schon seit längerer Zeit alle Ausfuhranmeldungen elektronisch erstellt. Für die die deutsche Wirtschaft heißt das in kürzester Zeit die Umstellung auf das elektronische Ausfuhrverfahren ( AES / ECS ).

Alle Meldungen sind elektronisch erfaßt und ein Ausdruck der elektronischen Ausfuhranmeldung, das Ausfuhr - Beleitdokument, begleitet " wie der Name schon sagt " die Sendung bis zur endgültigen Ausgangszollstelle. Die Ausfuhranmeldungen werden durch den Zoll nicht mehr abgestempelt, da diese von jeder Zolldienststelle im europäischem Computersystem aufgerufen werden können, somit erfolgt die Ausgangsbestätigung ebenfalls elektronisch. 

3. Das Export Control System ist ein Europäisches System.

Nicht alle Export Sendungen aus einem EU-Mitgliedstaat verlassen auch die EU über das eigene Land. Ein Containertransport von Düsseldorf nach New York wird vielfach über Rotterdam verschifft. Ein Transport von München nach Kroatien läuft über Österreich. Möchte der Zoll also eine Exportsendung verfolgen können, so kann das nur über ein elektronisches EU-System, geschehen. Das geschieht folgendermaßen, in Brüssel laufen alle Daten in der ECS-Computerzentrale zusammen. Jeder Mitgliedstaat nutzt sein eigenes Zollsystem wo die Meldungen an einen Zentralrechner des Zolls übermittelt werden. Von da aus werden die Meldungen auf das ECS Fomat vom EU-System angepasst und an Brüssel gesendet. So wird die Möglichkeit der Erfassung im IT-Verfahren Atlas bestehen bleiben, aber es werden in Zukunft, nach den ECS - Vorschriften, mehr zusätzliche Eingaben getätigt werden müssen.

Der Datenaustausch findet anhand einer Movement Reference Number (MRN-Nummer) statt. Die MRN ist eine Zusammenstellung aus Jahr z.B. 09, Land z.B. DE, Zolldienststelle z.B. 2701 ( ZA Emmerich ) und einer vom EU-Rechner vergebenen einmaligen lfd. 8 stelligen Nummern und Buchstabenkombination, die zusätzlich rechts oben auf dem ABD ( Ausfuhrbegleitdokument ) als Barcode vermerkt wird. Als Beispiel eine Ausfuhrsendung soll von Deutschland über Rottterdam versendet werden. dann wird bei Annahme der Ausfuhranmeldung durch die Ausfuhrzollstelle bereits über das Brüsseler Computersystem eine Voranmeldung der Sendung an die Rotterdamer Zolldienstelle übermittelt. Der Sinn dieser Voranmeldung ist eine ggf. durchzuführende Beschau schneller selektieren zu können.

4. Der Zoll stellt das System zur Verfügung.

Die Zollverwaltungen der EU-Mitgliedstaten stellen das Export Control System der Wirtschaft zur Verfügung. Die Eingaben ( Ausfuhranmeldungen, Ankunftsmeldungen und Ausgangsmeldungen ), sollen durch die Exporteure, Transporteure, (Zoll)Spediteure und Carriers geschehen. Das heißt der Zoll ist passiv. Wenn eine Meldung nicht oder nicht korrekt gemacht wird oder ein Prozedur nicht Korrekt verläuft, macht der Zoll nichts. Die Unternehmen die beim Export tätig sind, müssen also aktiv handeln. Dies ist die große Herausforderung für das Exportgewerbe, weil es eine völlig neue Prozedur ist wobei viele Glieder in der Transport und Handelskette tätig sind und jeder eine gewisse Funktion erfüllt. Und erfüllt einer seine Funktion nicht, dann geht die ECS-Meldung schief!

Wenn eine Meldung nach 45 Tage noch nicht für Ausgang aus der EU gemeldet wurde, dann wird der Zoll eine Erinnerung an den Ersteller der Ausfuhrerklärung schicken. Der weist dann dass etwas schief gegangen ist, und kann korrektiv handeln. Wenn eine Sendung nach 90 Tage noch immer nicht für Ausgang aus der EU gemeldet wurde, so wird die Meldung vom Zoll storniert. Die Meldung und auch der Export haben dann offiziell nicht stattgefunden. Das Zollgesetz wurde verletzt und es kann ein Bußgeld von bis zu € 5.000 erteilt werden. Zugleich aber kommt die o% MwSt. bei Export in Gefahr. Bis jetzt kann eine Exportsendung an Hand von verschiedenen Unterlagen, und auch zum Beispiel eine Weiße Spediteursbescheiniging bewiesen werden. In einiger Zeit ist die Erwartung dass nur noch eine konfirmierte ESC-Meldung ausreichend ist um den 0-Satz zu bekommen. In Polen gilt diese Regel jetzt schon. Es ist Also für eine Polnische Sendung die die EU über Hamburg verlässt äußerst wichtig das alle ECS-Meldungen korrekt gemacht werden.

5. Die Unternehmen füttern ECS mit 3 Meldungen.

Die verschiedenen Unternehmen die bei einem Export Warenfluss betätigt sind spielen alle eine Rolle beim korrekten Ablauf einer Sendung. Sie müssen das System mit Daten füttern. Dabei gibt es drei Meldungen die gemacht werden müssen:

a. Die Ausfuhranmeldung

b. Die Ankunftsmeldung

c. Die Ausgangsmeldung

Die Ausfuhranmeldung ist die eigentliche Ausfuhrerklärung wie sie jetzt auch schon gemacht wird, aber dann in digitaler Form. Außerdem müssen einige Datenfelder ergänzt werden, wobei die wichtigste ist das Zollamt wo die Ware de EU verlassen werden, also die Ausgangszollstelle.  Diese Ausfuhranmeldung wird über Brüssel an diese Ausgangszollstelle geschickt. Die Sendung wird dort dann erwartet.

Die Ankunftsmeldung muss gemacht werden wenn die Ware bei der Ausgangszollstelle eintrifft. Diese Meldung kann zum Beispiel beim Containerterminal im Hafen gemacht werden, oder wenn die Ware beim Lufthafen Frachtterminal eintreffen. Bei Straßenverkehr macht der Fahrer diese Meldung in dem er das Ausfuhrbegleitdocument den Zoll bei der Ausgangszollstelle überreicht. Der Zoll weis dann das die Ware angekommen sind und hat dann die Möglichkeit die Ware nochmals zu kontrollieren. Ob die Ware kontrolliert werden muss wurde schon von den Zollcomputern vorher entschieden an Hand von einem Risikoprofiel der Sendung auf Basis der Daten aus der Ausfuhranmeldung. Der Zoll hat dann die Pflicht die Sendung zu kontrollieren.

Die Ausgangsmeldung muss gemacht werden von der Rederei, Fluggesellschaft in dem Moment dass die Ware tatsächlich die EU verlassen, also wenn dass Schiff die Elbe abfährt oder in Frankfurt das Flugzeug abhebt. Beim Straßenverkehr macht der Zoll bei der Ausgangszollstelle diese Meldung. So bald die Ausgangszollstelle also diese Ausgangsmeldung empfangen hat, wird sie, (über Brüssel) eine Meldung schicken an die Zollstelle wo die Ausfuhrerklärung eingereicht wurde, das die Sendung komplett und korrekt exportiert wurde. Der Ersteller der Ausfuhrerklärung bekommt eine Bestätigung hiervon und weis so auch dass seine Sendung Konfirmiert wurde für den Export.

6. Der Exporteur trägt das Risiko.

Das Ziel des Export Control Systems ist es das alle Export Sendungen konfirmiert werden. Diese Prozedur hat Ähnlichkeit mit dem Transit System mit dem Zollgüter innerhalb der EU transportiert werden können. Dieses Transit System hat am Anfang auch viele Schwierigkeiten gebracht, aber es funktioniert jetzt sehr gut. Die Steuerhinterziehung mit dem alten schriftlichen System mit T-Dokumente wurde von Transit fast ganz unter Kontrolle gebracht. Die EU erhofft sich von ECS einen gleichen Erfolg.

Jede Sendung muss also konfirmiert werden. Wenn dies nicht geschieht, ist das eine Verletzung des Zollrechts die mit maximal € 5.000 in Deutschland gebüßt werden kann.  Außerdem gibt es dass Risiko dass eine Nacherhebung von MwSt. über die Sendung auferlegt wird. So ergibt sich eine Säuberungsproblematik für al die Sendungen die nicht konfirmiert wurden.

Der Exporteur trägt hier das Risiko. Der Exporteur muss deshalb auch die Regie über den Transport bis der Ausengrenze ausüben können. Eine Lieferbedingung wie Ab Werk (EXW, Ex Works) ist dabei nicht sehr hilfreich. Bei Ab Werk Sendungen hat der Exporteur kein Zugriff auf die Dienstleister die die Sendung in ECS behandeln müssen, während er wohl das volle Risiko trägt. Die Lieferbedingung Frei Hafen ( FOB, Free On Board )ist da schon besser, weil der Transporteur dann den Spediteur verantwortlich stellen kann für die korrekte Abwicklung im ECS.  

7. Es kann viel schief gehen.

Es ist nicht schwer ein zu denken was alles schief gehen kann. Die Ausfuhrerklärung kann verkehrte Daten befassen, zum Beispiel die verkehrte Nummer der Ausgangszollstelle. Der Spediteur kann die Sendung umbuchen von einem Hafen zu einem Anderen. Die Ankunftsmeldung kann vergessen werden. Bei einer Konsolidierung wird eine Ausfuhrerklärung übersehen. Der Zoll macht einen Fehler und vergisst eine Meldung. Weil ein Computersystem nicht funktionierte wurde eine Meldung nicht erfasst, usw.

Es ist für den Exporteur wichtig zu folgen wie der Ablauf der Sendungen im ECS stattfindet. Der Anmelder kann in ECS der Status einer Sendung folgen. Also wenn ein Exporteur selber seine Ausfuhranmeldungen macht, kann er dies selber auch sehen. Wenn ein (Zoll)Spediteur die Ausfuhranmeldung macht, kann er den Status der Meldung folgen. Wichtig ist aber auch dann zu handeln wenn etwas schief gegangen ist. Zuerst muss herausgefunden werden was schief gegangen ist. Das ist schon mal schwierig. Danach muss eine Lösung für dieses Problem gefunden werden. Und auch wenn die Lösung implementiert wurde bleibt es notwendig alle Sendungen ständig zu überwachen.

8. Welche Möglichkeiten gibt es die Herausforderung zu bewältigen.

Sie habe die Wahl aus zwei Möglichkeiten:

• Selber die Ausfuhrerklärung in ECS machen.
• Die Ausfuhrerklärung Ihren (Zoll)Spediteur machen lassen.

Wenn Sie selber Die Ausfuhranmeldung erstellen möchten in ECS, müssen Sie sich hierzu die nötige Software anschaffen und die benötigten Genehmigungen beantragen. Sie müssen dann lernen die Software zu benutzen und korrekte ECS Ausfuhranmeldungen machen. Die Anmeldungen müssen immer zur rechten Zeit gemacht werden, also achten Sie darauf dass nicht nur Sie eine Meldung machen können, sondern das immer auch ein Kollege zur Verfügung steht. Sie können den ECS-Ablauf einer Sendung selbst folgen, müssen aber auch selber tätig werden wenn was schief geht. Bei einem größeren Volumen und auf langer Sicht ist diese Alternative  zu bevorzugen.

Wenn Sie de Ausfuhranmeldung von Ihrem (Zoll)Spediteur machen lassen, dann brauchen Sie nicht in Software zu investieren. Der Zollspediteur versorgt die Ausfuhranmeldung Korrekt und zur rechten Zeit. Sie brauchen keine ausführlichen Zollkenntnisse zu lernen. Sie können den (Zoll)Spediteur beauftragen Ihnen den Status einer Meldung aktiv zu rapportieren und zu handeln wenn eine Sendung nicht korrekt konfirmiert wurde. Wenn Sie schnell entschieden müssen, nicht rechtzeitig Software zur Verfügung haben, und bei einem kleineren Volumen,  ist diese Wahl einleuchtend.